Donanım Envanteri Takibi
Donanım envanteri, kurum bünyesindeki tüm fiziksel IT varlıklarının sistemli biçimde kayıt altına alınmasını kapsar. Bu sürece dahil edilmesi gereken temel bilgiler şunlardır:Donanım türü (masaüstü bilgisayar, dizüstü, sunucu, yazıcı, ağ cihazı vb.)
Marka ve model bilgisi
Teknik özellikler (işlemci, bellek, disk, ekran kartı vb.)
Seri numarası ve varlık etiketi (asset tag)
MAC ve IP adresi bilgileri
Satın alma tarihi ve garanti süresi
Cihazın konumu ve atandığı kullanıcı bilgisi
Bakım, onarım ve değişim geçmişi
Donanım envanterinin güncel tutulması, cihaz performans izleme, garanti yönetimi, yeniden kullanım planlaması ve olası güvenlik tehditlerine karşı müdahale süreçleri açısından kritik öneme sahiptir.
Yazılım ve Lisans Takibi
Kurumsal bilgi işlem altyapısında, yazılımlar da en az donanım kadar önemlidir. Yazılım envanteri oluşturulurken aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:Yazılım adı ve sürümü
Lisans anahtarı ve lisans tipi (OEM, per-seat, site license vb.)
Lisans süresi ve kullanıcı sınırı
Kurulum yapılan cihazlar
Kullanım durumu (aktif, pasif, iptal edilmiş vb.)
Lisans takibi, yazılım denetimlerinde ceza riskini azaltır ve gereksiz lisans maliyetlerini önlemeye yardımcı olur. Ayrıca güvenlik açıklarının takip edilebilmesi için kullanılan yazılımların sürümlerinin merkezi olarak izlenmesi gereklidir.
Envanter Takip Sistemleri
Manuel yöntemlerin sınırlı olduğu noktada, envanter yönetiminde otomasyon kritik hale gelir. Bu amaçla kullanılabilecek sistemlerden bazıları şunlardır:GLPI: Açık kaynak kodlu, agent destekli envanter ve yardım masası çözümüdür. FusionInventory veya OCS Inventory ile entegre çalışır.
Lansweeper: Agent/agentless tarama yapabilen, kapsamlı raporlama ve lisans yönetimi sunan bir çözümdür.
Snipe-IT: Web tabanlı ve açık kaynak bir sistem olup özellikle donanım takibinde işlevseldir.
ManageEngine AssetExplorer: Kurumsal segmentte yaygın kullanılan, gelişmiş analiz araçları sunan ücretli bir sistemdir.
Bu yazılımlar sayesinde envanter taramaları otomatikleştirilebilir, cihaz hareketleri ve yazılım kurulumları merkezi olarak izlenebilir hale gelir.
Lokasyon ve Kullanıcı Eşleştirmesi
Her cihazın lokasyon ve kullanıcı bazlı izlenebilir olması, cihazların takibini kolaylaştırır ve sorumluluk dağılımını netleştirir. Active Directory entegrasyonu ile cihaz ve kullanıcı eşleştirmesi otomatik hale getirilebilir. Ayrıca cihazlara atanacak barkod veya QR kodlarla fiziksel sayımlar daha hızlı ve hatasız gerçekleştirilebilir.Bakım ve Arıza Takibi
Her cihazın arıza, bakım ve yedek parça değişim geçmişinin kaydedilmesi, destek süreçlerinin yönetimi açısından önemlidir. Bu veriler yardımıyla sık arıza çıkaran cihazlar tespit edilebilir, bakım planlaması yapılabilir ve satın alma kararları veri temelli alınabilir.Güvenlik Açısından Envanter Takibi
Envanter yönetimi, siber güvenlik açısından da kritik bir rol oynar. Şüpheli ağ trafiği, cihaz hareketleri veya güncel olmayan yazılımlar gibi güvenlik risklerinin tespiti, sağlam bir envanter sistemine bağlıdır. Ayrıca sistem güncellemeleri, yama yönetimi ve güvenlik politikalarının uygulanabilirliği açısından cihaz envanterinin eksiksiz ve doğru olması gerekir.Raporlama ve Karar Destek
Envanter sistemi üzerinden alınabilecek bazı önemli raporlar şunlardır:Aktif/pasif cihaz oranı
Cihaz yaşı ve kullanım süresi
Lisans kullanım durumu
Yıllık büyüme ve yatırım ihtiyaçları
Bakım sıklığına göre cihaz sınıflandırması
Bu raporlar, IT yöneticilerinin bütçeleme, kapasite planlama ve risk yönetimi konularında daha isabetli kararlar almasını sağlar.
Bilgi işlem departmanında etkin bir envanter takibi, yalnızca malzeme listesi tutmaktan ibaret değildir. Doğru araçlar ve süreçlerle yapılandırılmış bir envanter sistemi, kurumun operasyonel bütünlüğünü ve bilgi güvenliğini doğrudan etkiler. Kurumsal düzeyde sürdürülebilir bir dijital altyapı için envanter yönetiminin profesyonel yaklaşımlarla ele alınması gerekmektedir.